14,8 AU-Tage pro Beschäftigtem. 30+ Leave-Typen. 78-87% automatisierbar.
Der AI Agent klassifiziert den Leave-Typ, prüft Ansprüche gegen Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung und Gesetz, erkennt Teamkonflikte und überwacht BEM-Schwellen - zuverlässiger als jeder Sachbearbeiter. Die Berechnung selbst - Restansprüche, Lohnfortzahlungsfristen, Teilzeit-Umrechnungen - läuft durch deterministische Regelwerke. Der Mensch bleibt dort im Prozess, wo Betriebsrat, Arbeitsrecht oder Gesundheitsdatenschutz es verlangen.
AU-Tage pro Beschäftigtem (2024)
Leave-Typen (gesetzlich, tariflich, BV)
Mikro-Entscheidungen pro Vorgang
Krankenstand 2024: Statista / Techniker Krankenkasse Gesundheitsreport. Leave-Typen: BUrlG, EFZG, MuSchG, BEEG, PflegeZG, SGB IX, 15 Landesgesetze + Tarifverträge + Betriebsvereinbarungen.
Das Problem
SAP SuccessFactors Time Off erfasst Abwesenheiten. Workday Absence berechnet Salden. Jedes HRIS kann Genehmigungsworkflows abbilden. Aber in Organisationen mit mehreren Tarifverträgen, 16 Bundesländern, Teilzeitmodellen und BEM-Pflichten ist die Erfassung nicht das Problem. Die Entscheidung davor ist es: Welcher Anspruch gilt? Welche Policy hat Vorrang? Muss BEM eingeleitet werden?
Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub, Mutterschutz, Elternzeit, Pflegezeit, Kindkrank, Schwerbehinderten-Zusatzurlaub, T-ZUG freie Tage, Gleittage, Betriebsferien, Sabbatical. Jeder Typ hat eigene Rechtsgrundlagen, eigene Fristen, eigene Berechnungsregeln. 15 Bildungsurlaubs-Landesgesetze. 16 Feiertagskalender. Kein Sachbearbeiter kennt alle Regeln in allen Tarifgebieten und Bundesländern.
eAU von der Krankenkasse verarbeiten, Lohnfortzahlungsfrist prüfen (6 Wochen pro Fall), BEM-Schwelle überwachen (42 AU-Tage rollierend), Schichtplanung informieren, Payroll rückschreiben. Manuell: Medienbrüche zwischen fünf Systemen. Vergessene BEM-Trigger. Falsche Lohnfortzahlungsgrenzen.
Wenn der Betriebsrat fragt: Warum wurde der Urlaub von Mitarbeiter X abgelehnt? Welche Regel galt? Wer hat entschieden? Dann fehlt der Nachweis. Absence-Systeme dokumentieren Ergebnisse - genehmigte oder abgelehnte Anträge. Nicht die Entscheidungen, die dazu geführt haben.
Der Decision Layer
Der Leave & Absence Decision Layer zerlegt jeden Abwesenheitsvorgang in einzelne Entscheidungsschritte. Für jeden Schritt ist definiert, wer entscheidet: Der AI Agent klassifiziert Leave-Typen, erkennt Konflikte und überwacht Schwellenwerte - zuverlässiger und schneller als jeder Sachbearbeiter. Das Regelwerk berechnet Ansprüche, Fristen und Umrechnungen - deterministisch und reproduzierbar. Der Mensch bleibt dort im Prozess, wo Betriebsrat (BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 5), Arbeitsrecht oder Gesundheitsdatenschutz eine menschliche Entscheidung verlangen.
| Schritt | Entscheidung | Entscheider | Begründung |
|---|---|---|---|
| 1 | Leave-Typ klassifizieren | AI Agent | Agent erkennt aus Antrag oder Freitext: Erholungsurlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub, Gleittag, Kindkrank? Ordnet korrekte Rechtsgrundlage zu |
| 2 | Anspruch berechnen (Hierarchie) | Regelwerk | Gesetz (BUrlG) + Tarifvertrag + Betriebsvereinbarung + Arbeitsvertrag = Gesamtanspruch. Günstigkeitsprinzip anwenden |
| 3 | Restanspruch ermitteln | Regelwerk | Anspruch - genommen - geplant = verfügbar. Bei Teilzeitwechsel: anteilige Umrechnung nach BAG-Rechtsprechung |
| 4 | Teamkonflikt und Minimalbesetzung prüfen | AI Agent | Agent prüft Teamkalender, Betriebsferien, Minimalbesetzung. Erkennt Überlappungen und berechnet verfügbare Kapazität |
| 5 | Genehmigungsempfehlung erzeugen | AI Agent + Regelwerk | Alle Regeln eingehalten → "Genehmigung empfohlen" an Führungskraft. Weiterleitung mit Kontext und Empfehlung |
| 6 | Urlaubskonflikt eskalieren | Mensch | Zwei Mitarbeiter, selbe Woche, Minimalbesetzung unterschritten. Soziale Gesichtspunkte (Schulkinder, Alleinerziehende) erfordern menschliches Ermessen - BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 5 |
| 7 | Lohnfortzahlungsfrist berechnen | Regelwerk | 42 Kalendertage pro Krankheitsfall (EFZG § 3). Bei Wiedererkrankung: 6-Monats-Frist und Vorbeschäftigungsregel prüfen |
| 8 | BEM-Schwelle prüfen | Regelwerk | 42+ AU-Tage in 12 Monaten (rollierend, SGB IX § 167). Automatischer Trigger an HR und Betriebsrat. Gesundheitsdaten separiert |
| 9 | eAU verarbeiten und rückschreiben | Regelwerk | Elektronische AU von Krankenkasse → Abwesenheit buchen → Payroll und Schichtplanung informieren → Kalender aktualisieren |
| 10 | Audit-Eintrag erzeugen | Regelwerk | Entscheidung, Regelgrundlage, Entscheider, Zeitstempel, Input-Hash - append-only, SHA-256 signiert |
5 bis 15 Schritte pro Abwesenheitsvorgang. Der AI Agent kann jeden davon besser und schneller als ein Sachbearbeiter. Trotzdem bleibt der Mensch an definierten Stellen im Prozess - nicht weil er es besser kann, sondern weil Betriebsrat, Arbeitsrecht oder Gesundheitsdatenschutz es verlangen. Bei 10.000 Mitarbeitern sind das 50.000+ dokumentierte Mikro-Entscheidungen pro Monat.
Der AI Agent erkennt: Welcher Leave-Typ? Welche Rechtsgrundlage? Gibt es einen Teamkonflikt? Hat der Mitarbeiter die BEM-Schwelle erreicht? Diese Klassifikation kann er zuverlässiger als jeder Sachbearbeiter. Die Berechnung von Ansprüchen, Fristen und Umrechnungen läuft dann durch versionierte Decision Tables - deterministisch, reproduzierbar, auditierbar.
Gesundheitsdaten sind besondere Kategorie (DSGVO Art. 9). Kein Mischmasch aus Urlaubsdaten und Diagnosen. Das BEM-Modul hat eigene Datenbank, eigenen Zugriffskreis, eigene Löschfristen. Der Abwesenheits-Agent sieht nur: BEM-Pflicht ausgelöst Ja/Nein. Keine Diagnosen, keine AU-Gründe.
Der AI Agent klassifiziert Sachverhalte und erkennt Muster - zuverlässiger als jeder Sachbearbeiter. Das Regelwerk berechnet Ansprüche und Fristen. Der Mensch bleibt dort im Prozess, wo Betriebsrat (BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 5), Arbeitsrecht oder Gesundheitsdatenschutz eine menschliche Entscheidung verlangen.
BAG-Rechtsprechung verlangt individuelle, rechtzeitige Warnung bei drohendem Urlaubsverfall. Ohne Nachweis der Hinweispflicht verfällt der Urlaub nie. Der Decision Layer generiert die Hinweise automatisch, dokumentiert die Zustellung und eskaliert bei fehlendem Nachweis.
Governance
Wenn der Betriebsrat fragt "Warum wurde der Urlaubsantrag abgelehnt?" reicht "Minimalbesetzung" nicht. Welche Besetzungsregel? Welcher Zeitraum? Wer war bereits genehmigt? Der Leave Decision Layer erzeugt für jeden Abwesenheitsvorgang eine Entscheidungsakte, die genau diese Fragen beantwortet.
Append-only. Nichts wird überschrieben, nichts gelöscht. Bei Korrekturen entstehen Storno- und Adjustment-Einträge. SHA-256 signiert, jederzeit exportierbar.
BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 5: Absolute Mitbestimmung bei Urlaubsgrundsätzen. Regelwerk einsehbar, Ablehnungsgründe dokumentiert, Anomalie-Erkennung per Feature Flag steuerbar, Auswertungen pseudonymisiert.
Mitbestimmung →BEM-Modul architektonisch getrennt. Eigene Datenbank, eigener Zugriffskreis. Keine Diagnosen im Abwesenheitsmodul. BEM-Akte getrennt von Personalakte. Löschfristen konfigurierbar.
Datenresidenz →BAG 9 AZR 266/20: Urlaubsanspruch verfällt nicht ohne individuelle Warnung. Der Decision Layer generiert Hinweise automatisch, dokumentiert die Zustellung und eskaliert bei fehlendem Nachweis.
Integration
Ihre Systeme bleiben. Die manuelle Entscheidungsarbeit davor verschwindet. Der Leave Decision Layer sitzt zwischen Ihren Vorsystemen und Ihrem HRIS - er trifft die Entscheidungen, die heute Sachbearbeiter treffen.
Simuliert für Enterprise-Volumina
Wir haben den Leave & Absence Decision Layer für vier Branchen konfiguriert und mit realistischen Tarifverträgen, Abwesenheitsregeln und Personalstrukturen durchgerechnet. Jede Karte zeigt die Simulationsparameter und das Ergebnis.
Implementierung
Der Leave & Absence Decision Layer läuft vollständig in Ihrer Infrastruktur: Ihr Rechenzentrum, Ihr Netzwerk, Ihre Hoheit. Keine SaaS-Abhängigkeit, keine Datenabflüsse, kein externes Telemetrie-Tracking. Gesundheitsdaten und BEM-Akten verlassen Ihr Netzwerk nicht. Containerisiert, mandantenfähig, deployment-fertig für Ihre Private Cloud.
Der Decision Layer wird nicht installiert, sondern konfiguriert: Ihre Tarifverträge, Ihre Betriebsvereinbarungen, Ihre Abwesenheitstypen. Typische Pilotprojekte starten innerhalb von 3 Monaten mit einem Standort und den häufigsten Leave-Typen. Erweiterungen auf weitere Standorte, Tarifverträge und Sonderfälle laufen parallel zum Pilotbetrieb.
BEM-Fristversäumnisse eliminieren
Ohne ordnungsgemäßes BEM ist eine krankheitsbedingte Kündigung nahezu immer unwirksam. Der Decision Layer erkennt die 42-Tage-Schwelle automatisch, triggert den Prozess und dokumentiert die Einladung. Keine vergessenen BEM-Pflichten.
eAU-Verarbeitung in Echtzeit
Seit 2023 liefern Krankenkassen elektronische AU-Bescheinigungen. Der Decision Layer verarbeitet eAU automatisch: Abwesenheit buchen, Lohnfortzahlungsfrist berechnen, Payroll informieren, Schichtplanung aktualisieren. Kein manuelles Nachtragen.
78-87% Zero-Touch. Mensch nur wo rechtlich nötig.
Standard-Urlaubsanträge, Resturlaubsberechnung, Sonderurlaub, eAU-Verarbeitung, Kindkrank-Kontingente: alles automatisierbar. Menschliche Eingriffe bleiben bei Urlaubskonflikten, BEM-Gesprächen und Bildungsurlaubs-Inhaltsprüfung.
Urlaubsverfall-Risiko eliminieren
BAG-Hinweispflicht: Ohne individuellen, rechtzeitigen Nachweis verfällt der Urlaub nie. Verjährung beginnt erst mit Erfüllung der Hinweispflicht. Der Decision Layer automatisiert die Hinweise und dokumentiert die Zustellung.
Sicherheit
Abwesenheitsdaten enthalten Gesundheitsinformationen, BEM-Akten und sensible Personalentscheidungen. Der Leave Decision Layer ist für regulierte Umgebungen konzipiert, in denen Datenschutz, Audit-Readiness und Nachvollziehbarkeit keine optionalen Extras sind.
Der Decision Layer läuft vollständig in Ihrem Netzwerk. Keine SaaS-Abhängigkeit, kein Datenabfluss, kein externes Telemetrie-Tracking. Gesundheitsdaten und BEM-Akten verlassen Ihr Netzwerk nicht.
Gesundheitsdaten architektonisch separiert. BEM-Modul mit eigener Datenbank, eigenem Zugriffskreis, eigenen Löschfristen. Kompatibel mit DSGVO Art. 17 und Aufbewahrungsfristen.
Datenresidenz im DetailKlare Architektur-Trennung: Der AI Agent klassifiziert Leave-Typen und erkennt Konflikte. Die Berechnung von Ansprüchen und Fristen läuft deterministisch durch Regelwerke. Keine Black Box bei Entscheidungen.
EU AI Act ReadinessSignierte Entscheidungsakten. Input-Hash plus Regelversion ergibt reproduzierbares Ergebnis. Versiegelte Audit-Pakete (JSON + PDF, SHA-256). Betriebsrat kann jede Entscheidung nachvollziehen.
Integrierte Controls Registry, automatisierte Evidence Runs, versionierte Policies. Compliance im laufenden Betrieb, nicht nachträglich dokumentiert.
Cert-Ready by DesignIntegration in bestehende Identity Provider. Mandantentrennung auf Datenbankebene (Row Level Security). BEM-Zugriffskreis getrennt vom Abwesenheitsmodul. Gesellschaften sauber getrennt.
Unsere Fachartikel-Serie für Entscheider, die AI Agents im Unternehmen einführen.
SAP und Workday sind Daten-Systeme: Sie erfassen Abwesenheiten, berechnen Salden und generieren Genehmigungsworkflows. Das Problem liegt davor: Welche Policy gilt? Welcher Tarifvertrag hat Vorrang? Ist der Urlaubsanspruch bei Teilzeitwechsel korrekt umgerechnet? Der Leave Decision Layer trifft diese Entscheidungen regelbasiert und dokumentiert jede einzelne. SAP und Workday bleiben Ihr System of Record. Der Decision Layer wird Ihr System of Decision.
Nein. Der Decision Layer sitzt zwischen Ihren Vorsystemen und Ihrem HRIS. Er liest Daten aus Zeitwirtschaft, Personalstamm, eAU und Schichtplanung, trifft Entscheidungen und schreibt Ergebnisse in SAP SuccessFactors, Workday oder Personio zurück.
BEM erfordert besondere Datensensibilität. Der Decision Layer berechnet die BEM-Schwelle (42+ AU-Tage in 12 Monaten, rollierend) automatisch und triggert den Prozess. Aber: Gesundheitsdaten sind architektonisch separiert (eigene Datenbank, eigener Zugriffskreis). Der Agent sieht nur BEM-Pflicht Ja/Nein und BEM-Status. Keine Diagnosen, keine AU-Gründe im Abwesenheitsmodul. DSGVO Art. 9 by Design.
Ja. BetrVG § 87 Abs. 1 Nr. 5 gibt dem Betriebsrat absolute Mitbestimmung bei Urlaubsgrundsätzen. Der Leave Decision Layer macht das Regelwerk einsehbar, Ablehnungsgründe nachvollziehbar und Auswertungen pseudonymisiert. Anomalie-Erkennung ist per Feature Flag steuerbar. Der Betriebsrat kann jede Urlaubsentscheidung über das Audit-Portal nachvollziehen.
Gesundheitsdaten gehören zur besonderen Kategorie personenbezogener Daten (DSGVO Art. 9). Das BEM-Modul ist architektonisch separiert: eigene Datenbank, eigener Zugriffskreis, nur für das BEM-Team einsehbar. Der Agent im Abwesenheitsmodul sieht keine Diagnosen. BEM-Akten werden getrennt von der Personalakte geführt. Löschfristen sind konfigurierbar.
Wir haben den Leave Decision Layer für vier Branchen mit realistischen Parametern konfiguriert: Tarifverträge, Urlaubsregelungen, Schichtmodelle, BEM-Frequenzen. Die Zero-Touch-Quoten zeigen, welcher Anteil der Abwesenheitsvorgänge vollautomatisch verarbeitet werden kann. In einem Erstgespräch rechnen wir mit Ihren Parametern.
In einem 30-Minuten-Termin klären wir Ihre Parameter: Tarifverträge, Abwesenheitstypen, Systemlandschaft, Volumen. Daraus entsteht ein Pilotvorschlag: ein Standort, ein Tarifvertrag, die häufigsten Leave-Typen. Typische Pilotprojekte starten innerhalb von 3 Monaten. Erweiterungen auf weitere Standorte und Leave-Typen laufen parallel.
Keine. Der Decision Layer läuft vollständig in Ihrer Infrastruktur. Keine SaaS-Abhängigkeit, kein Datenabfluss, kein externes Telemetrie-Tracking. Gesundheitsdaten, Urlaubskonten und BEM-Akten bleiben in Ihrem Netzwerk.
30 Minuten. Ihre Tarifverträge, Ihre Abwesenheitsregeln, Ihr Ergebnis. Wir konfigurieren den Decision Layer mit Ihren realen Parametern und zeigen, was sich rechnet.
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